Koszty działalności gospodarczej. Prowadzenie działalności gospodarczej oznacza konieczność ponoszenia rozmaitych wydatków. Ponieważ większość z nich można podciągnąć pod koszty uzyskania przychodów, warto wiedzieć, jak rozliczać poczynione nakłady finansowe.

Kiedy wydatek kwalifikujemy jako koszt uzyskania przychodu?

Jest sprawą oczywistą, że im większe koszty działalności gospodarczej, tym mniejszy podatek do zapłacenia. W ten sposób można sporo zaoszczędzić prowadząc firmę, wszystko bowiem, co obciąża przychody, wpływa na zmniejszenie kwoty podatku dochodowego. Naturalnie duże znaczenie ma także wybór formy rozliczeń z fiskusem. I tak na przykład opodatkowanie liniowe jest korzystne w przypadku wyższych dochodów, gdyż pozwala uniknąć przekroczenia drugiego progu podatkowego. Z kolei płatnicy VAT mają możliwość pomniejszenia realnych nakładów finansowych poniesionych na zakup określonych towarów czy usług, chociażby komputera, paliwa czy rozmów telefonicznych.

Jeśli chodzi o koszty uzyskania przychodu, istotny jest cel i charakter poczynionego wydatku. Odliczenia od przychodu można dokonać tylko wtedy, jeśli wydatki mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a pieniądze zostały wydane po to, aby firma uzyskała przychody lub po to, aby zachować czy zabezpieczyć źródła przychodów. Do kosztów podatkowych można zaliczyć między innymi zakup towarów, pensje pracowników, opłaty za biuro i media, paliwo do samochodu służbowego, zakup sprzętu biurowego.

Koszty bieżące, czyli tak zwane wydatki cykliczne

Oprócz wydatków jednorazowych, takich jak zakup środków trwałych i wyposażenia, remont, przystosowanie stanowisk pracy, uruchomienie strony internetowej i akcja promocyjna, przedsiębiorca ma na co dzień do czynienia z wydatkami stałymi, z reguły ponoszonymi co miesiąc. Są to bieżące koszty działalności gospodarczej, na ogół w określonej wysokości, powtarzające się cyklicznie i dlatego łatwe do oszacowania. Mieszczą się tutaj opłaty za wynajem biura, pensje pracowników, koszty zakupu towarów, składki na ZUS, abonament za telefon i internet, media.

Wszystkie tego rodzaju obciążenia finansowe, o ile są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością i udokumentowane, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Ważną część wydatków bieżących stanowią koszty eksploatacji samochodu firmowego. Sposób rozliczania zależy w tym wypadku od przyjętego rozwiązania, można bowiem wprowadzić pojazd do majątku firmy i odliczać koszty bez żadnych ograniczeń, ale wykorzystując auto wyłącznie do celów służbowych, bądź używać samochodu prywatnego i rozliczać według tzw. kilometrówki.

Inne wydatki cykliczne

Dość często zapominamy o pozostałych, może mniej znaczących kosztach ponoszonych przez firmę, które jednak, zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, mogą przynieść wymierne rezultaty finansowe. Należą do nich na przykład nakłady na wszelkie działania marketingowe, reklamę i materiały promocyjne, takie jak plakaty, ulotki, gadżety reklamowe, działania w Internecie np. reklama w Google Adwords, reklama na Facebooku także opłaty związane z kontem firmowym, czy wreszcie niezbędne, aczkolwiek w uzasadnionych ilościach, środki czystości.